Подскажите по системе оперативного учета

Question

Добрый день!
Возникла проблема. Предприятие растет, расширяется. Стало очень трудно учитывать все что происходит в компании. Часто информация просто утекает в никуда. Куда то уходят деньги, вроде были, а потом нет. Сотрудники стали бить балду, создают видимость работы.
Нужна очень простая и эффективная система оперативного учета которая бы учитывала все, всегда и везде. (товары, деньги, затраты, время, сотрудников и т.д.). Я не специалист поэтому нужна именно простая система.
Помогите найти такое ПО, посоветуйте что нужно делать, к кому обращаться, на что обращать внимание.

Заранее спасибо за ответы!

second · Accepted Answer

Ответа на такой вопрос мне кажется нет. Компьютеры от бардака не спасут - просто он перенесется еще и на жесткие диски. Я работал в одной солидной/большой фирме, которая раз в год платила  разным программистам/ продавцам софта от $4000 до $10000 c одинаково нулевым результатом. Галактика, 1C, еще какие-то оригинальные разработки.... Все учесть, проанализировать и сдеалать оргвыводы можно и на бумажке или в Exel. Было бы желание... Вот на моей фирме никакого учета нет, и пока я сам не созрею к его внедрению - покупать программы и пытаться заставить сотрудников все досконально учитывать совершенно бесполезно.

F-IСOM · Answer

Может проблема как раз в том, что програмисты решают узконаправленные задачки. Ведь известно, что если програмку упаковать в интерфейс на этом ее возможности заканчиваются. Конечно можно  дополнять програмку всякими надстройками, тем самым ее совершенствуя. В конце концов получаем неподьемную для понимания програмку которая все равно будет использоваться от 30% до 50% ее потенциала, это ФАКТ. Представте какие проблемы будут при ее создании, а какие проблемы ждут Вас при обслуживании, внедрении и т.д.

Все эти вопросы очень легко можно решить (и уже решены!) в Excel. Если есть интерес могу продожить. Спрашивайте!

eguar · Answer

Вообще Ваши доводы интересные. НО......
Но возникает сомнение. А именно может ли это все делать Эксель???
Говорите вы очень красиво, но хотелось бы примеров....

Огромное спасибо за Ваш ответ, но хочу подтверждения.

F-IСOM · Answer

Что касается системы управленческого учета:
Этот инструмент разработан на базе сводных таблиц Excel. Если вы в курсе, то в книге Excel 2000 сводным таблицам посвещяно чуть больше 30-ти страниц из 900. Складывается впечатление, что сами разработчики недооценили возможности сводных таблиц.
Люди знающие и использующие этот инструмент в принципе не нуждаются в програмистах, потому что этот инструмент можно адаптировать под задачу любой сложности (практически 100% адаптация под желания клиента)
Создается своего рода единое информационное поле, которое решает задачи учета, анализа, прогнозирования, планирования, контроля. Это все в разрезе: времени, товаров, сырья и материалов, денежных средств, персонала и т.д. (мало ли что можно учитывать).
Этот инструмент напоминает своего рода пластилин с почти неограниченными возможностями, а эффективность и возможности систем зависят только от Вас, ваших профессиональных навыков, жизненного опыта и творческого подхода.
Кстати хочу заметить, для создания работы на нем не требуется специальных знаний. Достаточно знать Excel как простой пользователь.

Нелюдь · Answer

>>Стоить это будет в год з/п начальника отдела
Не так все просто, вспомните Паркинсона и соотнесите с принципами процессного управления.
Осторожно с делегирование, можно нарваться.
В первую очередь внутренние резервы, а то получится *один с сошкой, семеро с ложкой*.

Alex_Ekb · Answer

Об чем и речь :) Стоить это будет в год з/п начальника отдела, которую можно привязать к объемам для их увеличения и контрольным точкам для их выполнения.
:)

Лариса_ · Answer

Доверять и проверять... Определить контрольные точки. И пусть делают сами

Alex_Ekb · Answer

А не кажется ли Вам, что пришел как раз тот этап когда руководителю не нужно

Может дело в том что пора делегировать часть функций/полномочий заместителям? Подобная ситуация возникает когда руководитель хочет все сам контролировать, и наступает предел возможностей. И пора передавать часть функций соответсвующему заму, с неизбежной потерей части контроля за процеесом. Может пора что-то обощить, выделить, передать, и контролировать уже более глобальные вещи. Например работу отдела, а не процесс по клиенту в частности. А процессом по клиенту должен владеть и управлять начальник отдела. Проблема в том что он это будет делать чуть-чуть по другому чем Вы. Но это тоже неизбежно.  А ежели начальник полностью программируем Вами - то нафиг он нужен, опять придется встревать. Пусть он сделает чуть хуже, чуть медленнее (хотя не факт) но зато Вы освободите свое время для более общих вопросов и для стратегических задач. 
С уважением...

Нелюдь · Answer

>>Данные буржуйские системы стоят от 18 штук уе только за лицензию на небольшое колво мест. +
Буржуйские системы стоят 1,5-3 тыс $ за рабочее место, количество таких мест определяется из расчета полного ввода исходной информации + получения обязательной отчетности. Порог окупаемости таких систем могут преодолеть только предприятия или холдинги национального масштаба. Для фирмы с приходящим бухгалтером, вариант отпадает.
>>Все эти вопросы очень легко можно решить (и уже решены!) в Excel. Если есть интерес могу продожить. Спрашивайте!
Очень интересно, пожалуйста, продолжайте.
>>Рано или поздно придется что то внедрять. И с большой вероятностью это будет "1С"
Очень странно что на предприятии нет никакого софта, а как же платежки, отчетность на магнитных носителях, да и просто остатки на складах.
По исходным данным выходит, что да, вероятней всего это будет "1С", со всеми вытекающими...
>>А проще хочу Вам посаветовать обратится в консалтинговую фирму
Консалтинг это информация к размышлению, а не руководство к действию, лучше Вас, Ваше предприятие не знает ни кто. Проконсультироваться не помешает, но вот это не забывайте.

khalamov · Answer

Ваша проблема, которую вы определили как проблема оперативного учета, является нормальным явлением для ратущей организации. Здесь могу вам посоветовать рассмотреть Вам лично свою организацию методами системного подхода. Рассмотреть все слабые места, определить их факторы и провести мероприятия по их устронению. Вы собераитесь оперется на информационные системы ПО, хотя вы должны  рассмотреть ресурсы своего персонала-главный ресурс в организации.
А проще хочу Вам посаветовать обратится в консалтинговую фирму, к специалистам в области решения данных вопросов. По своему опыту советую кандидата экономических наук Пяткину Л.В., директора ООО "Консультации и управления бизнесом". Здесь не только помогут проанализировать ситуацию на предприятие, но и опишут действия решения выявленных проблем для дальнейшего развития фирмы.

Gregory® · Answer

Рано или поздно придется что то внедрять. И с большой вероятностью это будет  "1С"

Посмотрите сайт www.1c-ural.ru

Quark° · Answer

>>Как известно менеджеры в личных целях могут >>иногда замалчивать некоторую информацию об >>клиенте. Нужна история общения с этим клиентом

Это так называемые CRM системы

>>Все тоже самое и по финансовым, товарным и >>затратным потокам, было бы здорово получать >>необходимую инфу в режиме реального времени, 

А это уже подобие КИС.

Данные буржуйские системы стоят от 18 штук уе только за лицензию на небольшое колво мест. + еще внедрение, обучение, сопровождение.

Российские системы раза в 2 подешевле, но и во столько же или даже на порядок "похуже".

Есть ли у Вашей компании такие деньги. Если есть то по городу полно фирм жаждущих у Вас их "отнять" и при благополучном истечении дела через 6-18 месяцев Вы получите работающую систему.

ПС: определитесь с бюджетом на эти цели, тогда будет проще советовать.

ПС2: можно создать свой отдел ИТ по внедрению/разработке. Но для этого (при условии если найдете профессиональных специалистов) нужно как минимум три человека: Администратор(от 15 до 20тыщ руб/мес), Саппортер (от 10 до 20), Разработчик (от 15 до 25). Сначала разработка - около 6 месяцев, потом внедрение 6 месяцев. Итого от 16 тыщ уе/год.

лень сурка · Answer

програмное обеспечение не есть полный ответ на ваши проблемы. вам надо потихоньку знакомится со стандартами  качества и пытаться внедрять их в вашей компании.

замечательные слова -"Все учесть, проанализировать и сдеалать оргвыводы можно и на бумажке или в Exel. Было бы желание..."

Желания у сотрудников нет - для начала напишите должностные инструкции.

eguar · Answer

C выполнением и назначением плана, и должностными инструкциями в общем проблем нет. Проблема сейчас стоит именно в систематизированном учете за всеми процессами которые идут в компании. Планы - планами, но проблема собственно в контроле за выполнением плана. Нужно знать через какие этапы проходит тот или иной клиент. Как известно менеджеры в личных целях могут иногда замалчивать некоторую информацию об клиенте. Нужна история общения с этим клиентом, чтобы я как руководитель всегда имел возможность контролировать процесс прохождения каждого этапа и получать полную информацию в реальном времени. Все тоже самое и по финансовым, товарным и затратным потокам, было бы здорово получать необходимую инфу в режиме реального времени,  а  не тогда когда бухгалтер все сделает (1 раз в неделю).
Еще раз повоторю свой вопрос:
Нужна система оперативного учета которая бы учитывала все процессы проходящие в компании.

Нелюдь · Answer

Действительно, как у Вас с планированием? За отставание/невыполнение по карману бьете?

Лариса_ · Answer

А суть в том что за всеми этими действиями ничего не стоит, результат нулевой.

Так вот, чтобы был результат - необходимо прописать цели - для фирмы в целом, для отделов и групп и желательно для каждого сотрудника. По сути - план. Выполнили - молодцы - получите пряник. Не выполнили - подумайте что необходимо предпринять, чтобы в след. месяце план был достигнут. Или закажите оптимизацию бизнес-процессов в хорошей консалтинговой компании. А то эта видимость деятельности - надоест и вам  и сотрудникам.

Quark° · Answer

>>А суть в том что за всеми этими действиями ничего не стоит, результат нулевой.

1.А текучка какая? в процентах?
2.Может платите мало, почему они не "гордятся" своей работой. 
3.Подрабатывают на стороне? не замечали?
4.Что бывает с новыми сотрудниками? кто обламывает им энтузиазизм?
5.Офис давно не ремонтировали?

Axxe · Answer

для этого нужен буквально пустяк: неограниченное время и неограниченное же финансирование ;)
ставьте задачу корректнее.
начинать с должностных инструкций нелогично - для начала пропишите структуру предприятия, положения об отделах, опишите информационные потоки.

Ziggy · Answer

Раньше NauRP позиционировали как раз как упрощенную систему управления ресурсами (без производственного модуля - для сферы услуг).
Но ее вроде прикрыли и перевели в сферу СервисДэск
http://www.naumen.ru/go/events/naurp/sd_release

А вообще-то правильно сказали - если люди целенаправленно валяют балду, то их перевоспитывать или гнать.
Если ты точно знаешь, что люди валяют дурака - сократи половину.
Двойная экономия - на зарплате и софт покупать не нужно :)

Гверет · Answer

Я работала в информационных технологиях 25 лет, и все это время продолжались попытки решить эту задачу во всех отраслях, в которых я работала: тяжелое и транспортное машиностроение, медицина, среднее машиностроение. Вот уже 4 года, как я ушла из этой сферы, но мои коллеги- программисты продолжают эту задачу безуспешно решать! Раньше это называлось АСУ - автоматизированные системы управления, сейчас есть КИС - корпоративные информационные системы, есть еще что-то - но суть одна: если бы не человеческий фактор - все бы прекрасно работало! 
    Любое ПО, во-первых, стоит дорого, во-вторых, еще дороже стоит его внедрение, обучение сотрудников и сопровождение, а самое главное - должна быть безупречной работа каждого сотрудника по своевременному вводу и корректировке информации. То есть информация должна вводиться только в компьютер и получаться только из компьютера, и никак иначе! Вы к этому готовы?

eguar · Answer

Спасибо за ответы!
Как раз сейчас и пытаюсь организовать слаженную работу. Задумался составлением должностных инструкций. Но проблема как раз в том что сотрудники вроде бы и выполняют свои инструкции: должен был скинуть КП - скинул, должен был позвонить - позвонил, что еще надо??? А суть в том что за всеми этими действиями ничего не стоит, результат нулевой. Хочется иметь возможность отслеживать действия сотрудников на каждом из этапов. Вести историю по каждому из клиентов.
И еще проблема.... К сожалению бухгалтер приходящий, приходит раз в неделю. Акты сверок, дебеторская и кредиторская задолженность делается с опозданием. Хочется очень точно до копейки отследить движение денежных средств, думаю что в экселе это будет сделать трудновато. Трудно будет связать одно с другим, и учесть все факторы. Например товар вошел, товар вышел, остатки на складе, возврат от клиента и т.д. Все это в товарном и денежном выражении.
Думаю что это очень сложная система, и просто не хватит мозгов и времени все это осмыслить и придумать.
Жду ваших ответов!

Sashkin1980 · Answer

Хочу сразу сказать, что никакое ПО Вам не поможет, если вы не можете организовать слаженную работу на предприятии. Меня вообще удивляет, что некоторые люди полагают, что ПО  - это некий оракул, который даст ответы на все вопросы. ПО Вам лично пригодится лишь тогда, когда Вы обратите свое внимание на свои ошибки систематически. Если у Вас нет времени заниматься контролем за дисциплиной работников, то попробуйте нанять для этого человека. Полагаю, что эту проблему надо решать изначально в самой организации, а уже потом обращать свое внимание на ПО. Да, можете использовать, например, Excel для начала. Желаю удачи!

Classss · Answer

Стуктурируйте подразделения на предприятии, помогут должностные инструкции, 
можно ввести должность финансового контролера на каждый отдел, к которому будет стекаться вся отчетная информация.  Он будет контролироватть: кто куда когда и зачем тратит деньги. 
А чем занимается фин директор вообще? есть ли он? 
в его обязанности входит организация учета...

Ziggy · Answer

Сводные таблицы экселя - это базовая функциональность OLAP.
Чтобы функционировал OLAP необходимо сначала создать информационную базу  - собрать и структурировать первичную информацию, которую можно было бы потом анализировать при помощи OLAP.

В данном аспекте столь пафосное описание этой технологии - полное фуфло. Было бы идиотизмом предполагать, что в экселе есть какие-то недокументированные фичи, которые могли бы сами по себе решить проблемы управления и заменить ERP-систему.

Впрочем если интересно что-то узнать про эту технологию, то могу посоветовать почитать вводные главы книги Архипенкова "Oracle Express OLAP" (старое издание)
Еще есть книга "Введение в OLAP технологии Microsoft" - там поменьше концептуальных основ и побольше прикладных вопросов.