Электронный документооборот

Question

Вот недавно тут была тема про выбор CRM системы на небольшом предприятии. Система управления взаимоотношениями эт конечно хорошо, но не хило бы наладить и документооборот в организации.
Вспомнил об этом сейчас, роясь в помойке каталогов и офисовских файлов на серваке. НИХРЕНА не могу найти толком, а про систематизацию уже вообще молчу. В общем предлагаю обменяться мнениями - кто что пробовал или использует.

Про себя скажу - небольшое строительное предприятие с количеством пользователей системы документоборота до 15. Помойка надоела!

Levis. · Accepted Answer

для таких объемов, я уверен хватит хорошего делопроизводителя :)

~LesNik~ · Answer

Вам абсолютно правильный совет дали

Или отправьте секрятаря поизучать делопроизводство.
Если оригиналы документов без регисрационных номеров, без выписки из архива, прото так валяются в столах, то чем поможет электронный документооборот? Он всё равно оперирует копиями, а не оригиналами.
Вам нужна не информационная система, а
1. Номенклатура дел, описи дел
2. Журналы регистрации входящих/исходящих (хоть на бумаге, хоть в экселе)
3. Журналы выдачи/возврата документов (можно так же в экселе)
4. Регламент работы с документами
5. Папки и шкапчики для хранения документов.

При таких объёмах все документы (т.е. то на чём ставятся подписи и печати) должны ходить через секретаря, он их регистрирует и помещает в дела согласно номенклатуре дел. При поступлении запроса на документ секретарь находит по номенклатуре и описи, делает пометку о выдаче сотруднику в журнале или выдаёт копию. Если документ выдан, то понятно кому выдан и кто отвечает за возврат в архив.

Fenix_m · Answer

ф топку!

Я хочу не зависить от человеческого фактора.
Тут сливал из инета NauDoc - не понравилось, что работает из осла и нет интеграции с 1С: Управление строительной организацией (мож саавсем много хочу, но тем не менее)

Levis. · Answer

парадокс. человек готов заплатить деньги за специалзированное решение, а не за результат :)

при условии хорошего делопроизводителя - не будете.

требования по интеграции, в современных условиях, предъявляются всем системам.

~LesNik~ · Answer

А вы что подразумеваете под этим термином?
Многе путают документооборот и электронный архив. 
Документооборот это в первую очередь регистрация входящих/исходящих документов, передача документов исполнителям, подписантам и т.д., сдача документов в архив. В электронном документообороте ещё могут быть всякие вспомогательные функции: подготовка проектов документов и т.п.
Вот вы регистрируете документы, журналы регистрации ведёте?
Так что скажу то же самое - какая разница где будет помойка: в папках или в информационной системе?

Levis. · Answer

аха. еще и с базой знаний до кучи :)

+!

Fenix_m · Answer

Все таки в моем понимании это именно документооборот, мне хочется, чтобы в моей маленькой фирме все документы, которые ведут сотрудники были прозрачны для меня.

Ну вот вам пример мой касательно строительства:
 1. Договор на строй.работы фирмой А
 2.  Смета на этот объект
 3. КСки на объект
 4. Заявки на материалы
 5. Договора с супчиком на этот объект
 6. документы с супчиками

А если их несколько с данным контрагентом?

ХРЕН найдешь!

Levis. · Answer

ни одна информационная система не избавит от этого. пока не будет четких и внятных корпоративных стандартов по ведению бизнеса такой бардак сохранится.

и... ?! они сейчас не прозрачны по каким причинам то?

Marauder-II · Answer

+многа

Когда-то участвовал в организации на предприятии (дирекция, около 40 филиалов, 3-4 к сотрудников) системы документооборота. Из бюджета только 10% ушло на софт. Остальное - на разработку принципов под нас.
Но и установив софт и все такое, от бумаг никуда не ушли. Просто отправил файлик, он быстро обработался нужными людьми, а потом ножками с бумажкой по всем пройти и ее подшить в нужное место.

А на 15 человек нужно подумать и секретаря толкового.

avg · Answer

Главное - порядок в головах навести :)
Бардак нельзя автоматизировать (с) :)

Fenix_m · Answer

Уважаемые! Я конечно ценю вашу заботу, но все же я хотел обсудить разные системы документооборота для малых предприятий, а не убеждать меня в ее бесполезности.

Дык сейчас даже помойку в папках навести не удается, т.к. документы разбросаны по разным местам и хочется иметь быстрый поиск именно по ним

~LesNik~ · Answer

Вы путаете документы и копии. Документ это то, что имеет синюю печать и подписи.
То о чём вы говорите - это не документооборот, это электронный архив с индексацией и поиском. Думаю вы ищите что-то вроде MS Sharepoint

Levis. · Answer

+ к этому четко зафиксировать типовые договора с "супщиками", по видам работ и т.д... Не поленится и описать весь цикл "прохождения" клиента (от момента контакта до закрытия контракта)... и сделать это на бумаге с последующей организацией работ по данному стандарту...

Marauder-II · Answer

Да не вопрос.
Только как бы это сказать... Софтинка, она под задачку идет. Ты задачку поставь, а подходящая софтинка сама найдется. А вот как задачку поставишь, то выяснится, что стандартный микрософт офис подойдет чудесно. Аутлук, биндер и эксель с вордом. Иногда удачно и проджект вписывается.

Levis. · Answer

это только потому, что вы не можете наладить работу своих сотрудников (хоть лично, хоть с помощью специалистов)...

Quark° · Answer

Поддержу тех кт осказал что хаос автоматизировать невозможно.

НУ а по сути вот пример банка УБРР - у них внедрена система Босс-Референт -думаю сайт сами найдете.(не реклама)
Из того что я юзал когда тама работал - как раз тама можно сделать служебку, ТЗ ну или вашу смету в формате ворд том же прикрепить.
Потом ее пустить по кругу согласования.
Так же есть там возможность автооповещения и собрания планерок итп.
Вообщем УБРР на нее жеско подсел и теперь каждый шаг сотрудников тама отражается(

Но сразу замечу что ее внедрением занимался не один даже программер и не один даже месяц, чтобы все так заработало